Erste Schritte

Du hast Admidio erfolgreich installiert und dich mit deinem gerade erstellten Benutzer angemeldet. Nun ist es an der Zeit sich ein bischen im Programm umzuschauen. Das kannst du gerne machen und die verschiedenen Module aufrufen und dir die Seiten anschauen. Diese Anleitung soll dir dabei helfen, die ersten Schritte durchzuführen, welche notwendig sind, damit du Admidio in deinem Verein, deiner Organisation oder Gruppe als Mitgliederverwaltung nutzen kannst. Hast du diese Schritte durchgeführt, dann hast du eine Basis mit der du dann weitere Module einbinden und nutzen kannst. Fehlen dir wichtige Punkte in der Anleitung, dann melde dich doch einfach bei uns, am Besten über das Forum.

Im ersten Schritt solltest du dir nun Gedanken über die Daten machen, welche du je Mitglied speichern möchtest. Admidio liefert ein Standardset an Profilfeldern. Dieses kannst du allerdings beliebig verändern und erweitern. Gehe dazu in das Modul Kontakte und wähle dort die Aktion Profilfelder bearbeiten aus.

Du kannst an dieser Stelle auch schon einmal überlegen, wer das entsprechende Profilfeld bearbeiten darf. Sollen sich Mitglieder über die Webseite registrieren können, dann ist auch die Einstellung wichtig, welche Felder bei der Registrierung angezeigt werden und ob diese Pflichtfelder sind.
Die Profilfelder kannst du später immer wieder bearbeiten und anpassen. Du solltest aber im ersten Schritt die Profilfelder konfigurieren, welche du für den Import deiner Mitgliederdaten benötigst.

Hast du bereits deine Mitglieder in einem anderen Programm verwaltet, so kannst du diese Mitglieder sehr einfach importieren. Gibt es noch keine Mitgliederdaten, so kannst du diesen Schritt überspringen.
Den Import findest du im Modul Kontakte. Wähle dort die Aktion Kontakte importieren. Admidio unterstützt den Import aus einer Excel-Datei (xlsx und xls), einer Open-Document-Spreadsheet (ods), sowie einer CSV-Datei oder auch einer HTML-Tabelle. Bei deinem ersten Import solltest du alle Mitglieder der Rolle Mitglieder zuordnen. Während des Imports hast du die Möglichkeit jedes Feld aus deiner Quelldatei einem Profilfeld in Admidio zu zuordnen.

Nachdem du nun alle deine vorhandenen Mitglieder importiert hast, stehen dir diese sofort im Modul Kontakte zur Verfügung. Du kannst dort nach Mitgliedern suchen und deren Profile aufrufen und bearbeiten.

Nun ist es sinnvoll deine Gruppe, Organisation oder Verein über Rollen abzubilden. Eine Beschreibung, was Rollen sind und was du damit machen kannst, findest du hier im Wiki. Du kannst jetzt im Modul Gruppen & Rollen die Rollen so anlegen und mit Rechten ausstatten, wie du es benötigst. Hast du im vorherigen Schritt bereits Mitglieder importiert, so kannst du diese nun ebenfalls deinen Rollen zuweisen. Auch zu der Rollenmitgliedschaft gibt es eine Beschreibung in diesem Wiki.

Nun solltest du die grobe Struktur deiner Gruppe, Organisation oder Vereins angelegt und die unterschiedlichen Rechte vergeben haben. Solltest du später feststellen, dass dir Rollen fehlen oder die Rechte nicht gut vergeben waren, so kannst du diese immer wieder anpassen und so langsam das System so konfigurieren, dass es so funktioniert, wie du es dir vorstellst.

Im nächsten Schritt kannst du die Registrierung nach deinen Wünschen einrichten. Die Registrierung ermöglicht dir zwei unterschiedliche Möglichkeiten im Umgang mit deinen Mitgliedern. Zum einen kannst du bereits angelegten oder importierten Mitgliedern erlauben, dass diese einen Zugang zum System bekommen oder du kannst es neuen Mitgliedern erlauben ihre persönlichen Daten bei der Registrierung anzugeben, so dass du diese anschließend im System hinterlegt hast. Beide Möglichkeiten werden werden in einem eigenen Wiki-Artikel beschrieben.

Im letzten Schritt gehen wir noch wichtige Einstellungen durch, welche vor der produktiven Nutzung von Admidio von dir geprüft oder auch entsprechend gesetzt werden. Wir werden hier nur die wichtigen Einstellungen kurz ausführen. Es macht Sinn später einmal in Ruhe alle verfügbaren Einstellungen durchzugehen und zu prüfen, ob diese so für dich passen.
Gehe nun in das Modul Einstellungen und wähle den jeweils hier dokumentierten Bereich aus:

• E-Mailversand: Eine der wichtigsten Bereiche bei der Konfiguration. Hast du einen SMTP-Zugang über den du die E-Mails versenden kannst, dann macht es Sinn diesen zu nutzen. Erkundige dich auch bei deinem Hoster, welche Einschränkungen er beim E-Mailversand hat. Admidio bietet hier eine Fülle an Einstellmöglichkeiten um diese an die Bedingungen des Hosters anzupassen.
• Nachrichten: Ergänzend zu dem E-Mailversand solltest du auch schon einmal in die Einstellungen des Moduls Nachrichten schauen. Hier kannst du weitere Einstellungen setzen oder entfernen, welche beim Erstellen einer E-Mail für ein Mitglied relevant sind.
• Systembenachrichtigungen: Auch hier solltest du dich einmal kurz umschauen. Am Anfang macht es Sinn sich bei neuen Einträgen oder Änderungen von Profildaten benachrichtigen zu lassen. So kannst du schauen, ob alle das System so verwenden, wie es gewünscht ist. Auch die Benachrichtigungstexte kannst du gerne an dieser Stelle anpassen.